از آنجا که کنترل هر چیزی مستلزم توانایی اثر نهادن بر تغییر است، عنوان بخش کنترل کیفیت استفاده نادرست از این واژه است چرا که این گونه بخش ها در واقع کیفیت را کنترل نمی کنند. آن ها نوعی تنظیم کننده اند. اگر این اختیار به آنان داده شده باشد که جلوی ترخیص محصول را بگیرند، این کنترل عرضه است نه کنترل کیفیت، اختیار تغییر محصول معمولاً در دست بخش های تولید است. جالب اینجا است که فعالیت های مشابه در بخش طراحی نیز کنترل کیفیت نامیده نمی شود بلکه تضمین طراحی یا امثال آن گفته می شود. کنترل کیفیت به مدت چندین دهه واژه ای بود که عمدتاًً در حوزه های ساخت و تولید سازمان به کار می‌رفت و از این رو تغییر دادن طرز نگرش مردم پس از سال ها استفاده نادرست از این واژه، دشوار است.

در دوران اخیر، فعالیت های بازرسی و آزمون به بخش های تولیدی سازمان منتقل شده، و گاهی برچسب ها را نگه‌داشته و گاهی به برچسب های بازرسی و آزمون برمی گردند.

کنترل کیفیت، یا هر چیزی با محتوای آن را با طی کردن مراحل ذیل می توان انجام داد:

1. 1. مشخص کنید که چه عاملی باید کنترل شود؛

1. 1. درجه بحرانی بودن و این که آیا لازم است نتایج پیش، بعد یا در ضمن وقوع، کنترل شود را تعیین کنید؛

1. 1. 1. مشخصه ای را برای عاملی که کنترل می شود تعیین کنید که شامل حدود پذیرش و واحد اندازه گیری باشد؛

   

1. 1. طرح هایی برای کنترل فراهم کنید که وسیله دستیابی به ویژگی ها را مشخص کرده و تغییرات را آشکار و حذف می کند؛

1. 1. منابعی برای اجرای طرح های کنترل کیفیت سازماندهی کنید؛

1. 1. حسگری را در نقطه مناسبی از فرایند کار بگذارید تا پخشودگی مشخصات را برداشت کند؛

1. 1. داده ها را جمع‌ آوری و برای تحلیل به محلی منتقل کنید؛

1. 1. نتایج را تصدیق کنید و علت پخشودگی را ریشه یابی کنید؛

1. 1. ‌در مورد رفع اشکال، برنامه ریزی و اقدام لازم برای باز گرداندن به وضع مطلوب را، تعیین کنید:

1. اقدام مورد توافق را انجام دهید و وارسی کنید آیا پخشودگی تحت بررسی تصحیح شده است یا نه.

۲-۱۱٫ بهبود کیفیت

بنا به تعریف ایزو، بهبود کیفیت اقداماتی است که در سرتاسر سازمان برای افزایش اثربخشی فعالیت ها و فرایندها به منظور رساندن سود بیشتر، هم برای سازمان و هم برای مشتریان، انجام می‌گیرد. به عبارت ساده تر، بهبود کیفیت چیزی است که موجب تغییرات سودمند در عملکرد کیفیت می شود. دو شیوه اساسی برای پدید آوردن بهبود در عملکرد کیفیت وجود دارد، یکی از طریق کنترل بهتر و دیگری از طریق ارتقاء استانداردها. کلمات مناسبی برای تعریف این دو مفهوم در دست نداریم. بهتر انجام دادن کاری که در دست دارید بهبود است اما به نحوی در حال انجام دادن کاری تازه نیز هستید. جوران واژه کنترل را برای حفظ استانداردها و واژه پیشرفت را برای نیل به استانداردهای جدید به کار می‌برد. ایمایی واژه بهبود را وقتی تغییر تدریجی باشد و نوآوری را وقتی که تغییر ریشه ای است به کار می‌برد. همراز واژه «مهندسی مجدد» ‌در مورد تغییرات ریشه ای استفاده می‌کند. همه تغییرات سودمند موجب بهبود می‌شوند، اعم از این که تدریجی یا جهشی باشند. ‌بنابرین‏ واقعاً نیاز به واژه ای داریم که به معنای تغییر تدریجی یا تغییر رشد یابنده باشد. ژاپنی ها واژه کایزن را دارند اما من جز واژه بهبود، معادل دیگری برای آن نمی شناسم.

بهبود کیفیت (از طریق کنترل بهتر) فرایندی برای حفظ یا ایجاد استانداردهای جدید. استانداردها از طریق فرایند انتخاب، تحلیل، اقدام اصلاحی ‌در مورد استاندارد یا فرایند، تحصیلات و آموزش تغییر می‌یابند. در استانداردهایی که از این فرایند پدید می‌آیند بهبودی نسبت به استانداردهای پیشین وجود دارد. یک بهبود کیفی نوعی، می‌تواند برای افزایش پایایی موجود در گستره ای از محصولات از ۱ عیب در هر ۱۰۰۰ ساعت تا نیل به هدف مشخص شده ۱ عیب در هر ۵۰۰۰ ساعت باشد. مثال دیگر، بهبود می‌تواند زمان پاسخ به فراخوان خدمات را از میانگین ۳۸ ساعت به حداکثر ۳۶ ساعت تعیین شده کاهش داد. ‌در مورد دیگری صرفاً نقطه ضعف موجود در سیستم کیفیتی ثبت شده را چنان اصلاح کند که بتواند در ارزیابی مجدد پذیرفته شود.

بهبود کیفیت (از طریق ارتقاء استانداردها یا نوآوری) فرایندی برای پدید آوردن استانداردهای جدید بوده، و فرایندی برای حفظ یا بهبود بخشیدن به استانداردهای موجود نیست. استانداردها از طریق فرایندی پدید می‌آیند که در مرحله امکان سنجی آغاز می شود و با پژوهش و ابداع رشد می‌کنند تا استاندارد جدیدی به دست آید که برای کاربردهای تکرار پذیر مطلوب باشد. این گونه استانداردها از نوآوری در فن آوری، بازاریابی، و مدیریت نتیجه می‌شوند. در یک فرایند بهبود کیفیت نوعی، ممکن است گروهی از محصولات برای افزایش پایایی به دست آمده از ۱ عیب در هر ۵۰۰۰ ساعت به ۱ عیب در هر ۱۰۰۰ ساعت، طراحی مجدد شوند. در یک نمونه دیگر ممکن است کارایی سازمان خدماتی بهبود یابد، چنان که زمان تضمین شده‌ پاسخ به فراخوان از ۳۶ ساعت به ۲۴ ساعت کاهش یابد و در نمونه دیگر ممکن است یک سیستم کیفیت طراحی و مستقر شود که از ISO/TS 16949 تبعیت کند.

گذار از جایی که بهبود کیفیت متوقف و کنترل کیفیت آغاز می شود، آن جاست که سطح مورد نظر به دست آمده و مکانیزم های لازم برای حفظ کیفیت در آن سطح، یا بالاتر برقرار می شود. به عبارت ساده تر، اگر بهبود کیفیت هزینه های کیفیت را از ۲۵% درآمد فروش به ۱۰% آن کاهش می‌دهد، هدف کنترل کیفیت جلوگیری از افزایش هزینه های کیفیت به بیش از ۱۰% درآمد فروش است (این مطلب در شکل ۴-۱ نشان داده شده است). بهبود ناشی از کنترل بهتر، از طریق مکانیزم های اقدام اصلاحی که در بخش ۲، فصل ۱۴ و ISO 9004 نشان داده شده است به دست می‌آید، بهبود ناشی از ارتقاء استانداردها مستلزم فرایند دیگری است، فرایندی که حاصل آن استانداردهای جدید می‌باشد. بهبود کیفیت از طریق ارتقاء استانداردها رامی توان با پیروی از مراحل زیر فراهم آورد:

1. 1. هدفی را که باید تحقق یابد، تعیین کنید مثل بازارهای جدید، محصولات یا فن آوری یا سطوح جدیدی از کارایی سازمانی یا اثربخشی مدیریتی یا استانداردهای جدید ملی یا قوانین دولتی، این ها دلایلی برای تغییر مورد نیاز فراهم می آورند؛

1. 1. خط مشی های مورد نیاز برای بهبود را تعیین کنید، یعنی رهنمودهای مشروح برای قادر ساختن مدیریت برای سبب شدن یا ترغیب بهبود؛